21-OCT-2013 El objetivo de realizar el ejercicio de planificar no es predecir o adivinar el futuro, sino entender la capacidad de la organización para afrontar determinados cambios.
Todavía recuerdo cómo hace varios años dos profesores, exponiendo en una conferencia, debatían sobre la utilidad de planificar mediante presupuestos. Mientras que una parte opinaba que es un ejercicio obligatorio por parte del campo de las finanzas, el otro sostenía que era una pérdida de tiempo porque todo terminaba en “un dibujo ad hoc” que no se iba a condecir con la realidad. También he visto a compañías hacer de un presupuesto un drama organizacional, y otras usarla como una herramienta de gestión, pero sólo como referencia, no cómo regla.
La realidad pareciera indicar que el desafío de la planificación es para el management uno de los más complejos. Lo correcto sería preguntarnos los motivos por los cuales es así. Veamos qué implica planificar.
– Entender el negocio de una organización como un todo integral.
– Desmembrar el negocio en áreas y entender las relaciones entre las mismas.
– Considerar en el análisis el rol de los actores externos a la organización (clientes, competidores, Estado, instituciones relacionadas)
– Poder desagregar las variables que determinan los resultados separando las internas de las externas, entendiendo a estas últimas como aquellas sobre las cuales la organización no posee un control considerable.
– Desarrollar un modelo (no necesariamente estadístico-matemático) que combine todos los elementos mencionados hasta ahora y permita entender las relaciones entre estos elementos. Ejemplo: Si la inflación sube, los costos también; si mi precio baja, el de la competencia también, etc.
– Proyectar los valores futuros de esas variables. Ejemplo: la evolución de la inflación de la industria, los tipos de cambio, el rendimiento de las máquinas de una fábrica, el del personal de ventas, el de los clientes, entre otras tantas.
– Obtener conclusiones, generar feedback y volver a comenzar considerando que cada día que transcurre surge nueva información en el entorno que es necesario procesar dentro de nuestro modelo.
El objetivo de realizar el ejercicio de planificar no es predecir o adivinar el futuro, sino que es entender la capacidad de la organización para afrontar determinados cambios. Entender la interrelación de las variables para evitar cometer errores severos. Y finalmente, aprender del proceso iterativo que esto implica. Es casi como implementar un método científico: observación, hipótesis, experimentación y finalmente corroborar (mas no aceptar) o refutar la hipótesis.
En finanzas esto no es muy diferente.
Pautas indispensables para desarrollar una planificación financiera
*Planificar el planeamiento. No es solamente una planilla de cálculo. Es un proceso de interacciones, de reuniones, de idas y vueltas entre diferentes departamentos y personas, de modificaciones menores y mayores, y presentaciones ante diferentes personas. Sumado a esto, los días pasan, se genera nueva información relevante, y esta debe ser incluida en el proceso. Por ende, a más grande un proyecto, más esfuerzo se debe destinar a desarrollar un plan de trabajo con pautas de tiempo, responsabilidades, canales de comunicación y un adecuado seguimiento del cumplimiento de las tareas.
*Primero las ventas, después los costos. Es preferible pensar primero en cuánto se puede llegar a vender para luego determinar el costo de dicha operación; que pensar primero en gastar para luego vender. Es un importante error que ha llevado a muchos proyectos al rotundo fracaso.
*No sólo planificar la tarea, sino también la programación del modelo. Una planilla de Ms. Excel, o un software más avanzado, cualquier herramienta, ofrece (en mayor o menor medida), las funcionalidades necesarias para desarrollar un esquema exitoso, no obstante es necesario separar las variables para luego poder modificarlas. Ejemplo: separar el precio de venta de las cantidades a vender e incluir en un casillero el producto entre la cantidad de unidades y el precio de ventas del período, así se posibilita modificar estas variables. Lo mismo con los costos. Todos los datos deben estar vinculados.
*El período y sus subperíodos. Hay que considerar que si bien, a veces, el resultado final de presupuestar un año completo puede ser igual que presupuestar 1 año mensualizado, el ejercicio no es el mismo. ¿Qué pasaría si durante la mitad del año proyectado la empresa se queda sin fondos, pero los recupera hacia el final del ejercicio?
*Devengado y percibido. Es importante poder diferenciar los conceptos, como mínimo, a rasgos generales. No incurriremos en una lección de contabilidad básica, pero sí resaltaremos que es fundamental entenderlos y aplicarlos correctamente en los presupuestos económicos y financieros. Errores significativos se pueden encontrar en cuestiones como: una venta realizada no es necesariamente una venta cobrada, una venta no cobrada puede significar el pago de impuestos (de todo tipo), hay determinados gastos que tienen que ser pagados por adelantado, comprar mercadería no implica venderla pero sí, quizás, pagarle a un proveedor, entre otras.
*Análisis de sensibilidad. Los análisis de sensibilidad nos permiten definir cuán expuesto está un proyecto o una organización ante un cambio en estas variables. Existen software avanzados que permitan modificar las variables de forma sencilla, no obstante si sólo cuenta con una planilla de cálculo básica, puede utilizarla igual simplemente modificando las variables (cantidades vendidas, número de empleados, precio de venta, etc) para entender el impacto en, por ejemplo, los presupuestos.
*Herramientas financieras como indicadores para la toma de decisiones sobre proyectos. VAN (Valor Actual Neto), TIR (Tasa Interna de Retorno), TIR Modificada, medidas de riesgo (varianza, desvío estándar), y demás indicadores más avanzados pueden ser útiles. Pero cada uno tiene sus limitaciones y sus supuestos y no entenderlos puede ser peligroso.
*Medir el riesgo en un proyecto es quizás una de las tareas más difíciles. Diferente de la incertidumbre, el riesgo es una cuantificación de la probabilidad de obtener un resultado diferente al esperado. Puede resultar tan grave una sobreestimación como una subestimación de resultados.
*Opiniones de terceros. Suelen ser los paladines en encontrar los dedazos en los números, formas de exponerlos mejor, y cuestionar criterios que pueden resultar en mejoras significativas así como identificar riesgos no previstos o corregir considerablemente las estimaciones.
*¡El financiamiento aparte! Muchos proyectos, a pesar de ser buenos, quedan descartados solamente por ser el financiamiento muy costoso. Es importante separarlo para entender dónde está problema. Quizás con un financiamiento más barato se pueda llevar a cabo el proyecto.
Hasta aquí, mencionamos las pautas básicas para cualquier tipo de planificación financiera. Es indispensable tener en cuenta estas pautas, cuestionar cuanto supuesto se encuentre, y desmenuzar los conceptos hasta encontrar las variables clave (drivers) y las interrelaciones con el resultado final de una planificación.
Por último, es importante resaltar que Planificar es una actividad que no sólo está hecha de un componente económico y financiero, sino también de uno ético, basado en la responsabilidad de quien planifica, su transparencia, y su consideración sobre las consecuencias que el resultado final del proceso puede tener en la organización y en las personas que la conforman. Fuente: Materiabiz.com.
