22 SEP 2014 Si siempre el área de compras de una empresa es sensible al fraude y necesita amplios controles, en épocas inflacionarias este peligro se multiplica por la inestabilidad de los precios y condiciones, y la falta de comparabilidad de un pedido a otro. Para mitigar el problema hay herramientas que permiten prevenir y detectar irregularidades.
Entre los principales sistemas antifraude que se pueden implementar Martín Ghirardotti , presidente del Instituto de Auditores Internos de Argentina (IAIA), enumeró los siguientes:
*Canales de denuncia anónimas para que empleados, clientes y proveedores puedan hacer llegar sus inquietudes.
Estos sistemas si son correctamente implementados bajan el costo del fraude en un 50% a 60%, aseguró Ghirardotti.
*Sistemas de alerta temprana y monitoreo continuo que permitan detectar online situaciones anómalas e informarlas. Por ejemplo la existencia de proveedores con facturas duplicadas y alertas por redondeo de cifras, entre otros.
*Sistemas de validación de proveedores tercerizados. Los mismos dan seguridad a la organización de que el proveedor está cumpliendo con todos los requisitos legales al momento de operar con la misma. Así se evita que la empresa sea solidaria ante una contingencia.
Además, existen procedimientos que habitualmente se realizan, ya sea como parte de controles habituales o como actividades de auditoría interna con el objeto de prevenir y detectar irregularidades, indicó Ghirardotti.
Los procedimientos que siguen fueron enumerados por el especialista como los más trascendentes:
*Fijar por escrito responsabilidades y funciones de los distintos funcionarios que componen el sector. Los mismos deben prestar conformidad por escrito de las responsabilidades y obligaciones que están asumiendo.
*Entregar a los proveedores el código de ética de la compañía y los principios generales para realizar negocios con la empresa, documentando la entrega. Así se evitan malos entendidos por posibles regalos.
*Chequear, para todas las compras, que los proveedores dados de alta no formen parte de la base datos de facturas apócrifas que publica la AFIP.
*Comprobar si existen proveedores con distinta razón social pero con la misma dirección, teléfono o contacto.
*Ver si los datos de los proveedores (CUIT, teléfono y dirección) coinciden en algún caso con los de los empleados de la firma.
*Circularizar a los proveedores y verificar los saldos de deuda, y controlar que todas las operaciones declaradas por el proveedor coincidan con las operaciones procesadas por la empresa, de esta forma se puede detectar la carga de comprobantes ficticios en proveedores reales.
*Identificar si hay proveedores que facturan correlativamente.
*Ver si hay proveedores sin correlatividad de sus talonarios de facturas: puede ser un indicio de la existencia de comprobantes ficticios.
*Revisar en los estados contables de los proveedores si existen saldos de caja elevados que no se corresponden con la operatoria normal. Pueden reflejar gastos no documentados, por ejemplo, por pago de retornos.
*Verificar la existencia de proveedores que son dados de alta y a los que se realizan compras por importes significativos y con los que luego se deja de operar. A veces, esto se realizan para defraudar a la empresa o al fisco.
*Comprobar la existencia de anticipos a proveedores sin aplicar con antigüedad mayor a tres meses, debido a que en ocasiones las empresas pagan el anticipo y también la factura, duplicando los pagos.
*Observar el estilo de vida de los empleados del sector sin invadir su derecho a la privacidad.
*Controlar los perfiles de acceso al sistema y verificar si hay transacciones en horarios poco usuales. Asimismo verificar el horario de salida de los colaboradores respecto de los horarios de conexión y desconexión a la red para detectar si los usuarios clave están siendo usados por otros funcionarios.
*Identificar a los proveedores que visitan normalmente la firma y con qué asiduidad lo hacen.
*Ver si existen muchas facturas con valores en los niveles límites de autorización de compras, para evitar controles.
*Identificar proveedores que no tengan cargados sus números de teléfono y verificar los mismos para validarlos, o verificar la existencia del vendedor.
*Verificar si existen excepciones a las formas de pago tradicionales. Por ejemplo empleados de confianza o compradores que, por un tema de proximidad, entregan los cheques a los proveedores, ya que esto puede facilitar irregularidades.
*Repasar quien puede modificar los datos fijos de los proveedores y la forma en que se validan los cambios existentes. En ocasiones las cuentas bancarias de los proveedores son modificadas para desviar pagos y luego vueltas a consignar.
/fuente: cronista.com
