13 ABR 2015 – A lo largo de treinta y cinco años de desempeño profesional, no han sido pocas la veces en que me he encontrado con una sociedad (no necesariamente de pequeño tamaño, sino que a veces son de considerable estructura) que carecía de mínimo control sobre sus elementos esenciales de corporate y de negocio…. No mantienen un archivo ordenado de sus escrituras públicas, o no conocen como tienen inscritos sus inmuebles en el Registro de la Propiedad, o si están afectados por algún tipo de gravamen o normativa urbanística, o si, en definitiva, están al corriente en el cada día más complejo control administrativo, tributario, laboral y medioambiente de su empresa.
La auditoría legal, muy conocida con la denominación anglosajona de Due dilligence, no sólo es una herramienta imprescindible en las operaciones de fusiones y adquisiciones de sociedades, sino que debe ser un hito que toda empresa que busque la excelencia debe acometer periódicamente Y es que, como es lógico, el comprador de una empresa desea estar convenientemente informado acerca de aquello que compra y conocer, de forma exacta, cualquier circunstancia que pueda tener efectos en el futuro. En este sentido, la existencia de un litigio pendiente, de un convenio colectivo en fase de negociación, de una sanción tributaria o de un contrato firmado y en vigor puede tener gran trascendencia para el futuro comprador, quien se puede ver afectado u obligado por todas esas cuestiones. Por eso, la auditoría legal, tiene como objetivo minimizar esos riesgos y se define como aquel informe que determina cuál es el grado de cumplimiento por parte de la empresa de las normas que la regulan, señalando cuáles son las eventuales contingencias u otras situaciones irregulares, así como los riesgos inherentes y las propuestas para solventar todas esas situaciones.
Aunque las operaciones de fusión y adquisición son, como hemos dicho, el marco más habitual de este tipo de informe, su utilidad para la sociedad auditada resulta trascendental en cualquier otro momento. Por un lado, porque ofrece a sus socios y administradores una respuesta a las múltiples preguntas que les puede plantear la práctica societaria: ¿ Está correctamente acreditada la titularidad de aquel socio representante de un 2% de acciones cuyo rastro se perdió al fallecer el accionista inicial?, ¿está cumpliendo la sociedad con la normativa en materia de protección de datos personales?, ¿se puede romper ese contrato de suministro que tiene una cláusula penal?, ¿cuándo cobran los directivos sus bonus de fidelización?, ¿se revocaron los poderes del anterior administrador?
Como es fácil de comprender, la respuesta a todas estas preguntas reviste gran trascendencia sobre la sociedad y, por ello, es necesario que la auditoría se lleve a cabo sobre todos los aspectos jurídicos que puedan afectarla: societario, mercantil, administrativo, civil, registral/hipotecario y cualquier otro que, por la actividad específica de la empresa, tenga una especial importancia. El gran objetivo de la auditoría legal, por tanto, es ser una radiografía de la realidad jurídica de la sociedad, detectando todos sus riesgos y apuntando todas sus posibles soluciones.
Problemas más frecuentes
En sede de sociedades de responsabilidad limitada, un problema bastante frecuente es la falta de verificación de la titularidad sobre la propiedad de las participaciones. Y es que no siempre se lleva al día el Libro de Registro de Socios (obligatorio por Ley) ni se tiene constancia de todas las transmisiones habidas, especialmente las mortis causa, en las que la confianza entre familiares hace olvidar el rigor del documento. Esto puede suponer un grave problema a la hora de convocar juntas generales y, especialmente, si se quiere transmitir la sociedad.
Otra situación que se produce a menudo es la no revocación de poderes mercantiles una vez los mismos han dejado de ser necesarios. Ello supone que existan personas, tal vez ni siquiera vinculadas ya a la sociedad, capacitadas por ejemplo para firmar contratos en su nombre, con el evidente riesgo que esto genera para la sociedad. Todo ello sin olvidar otro punto oscuro como puede ser la falta de cumplimiento de determinadas normas cuya observancia puede comportar sanciones administrativas. Es el caso, por ejemplo, de las normas en materia de competencia, de prevención de riesgos laborales o de protección de datos de carácter personal.
El procedimiento
La realización de la auditoría legal supone un intenso trabajo en la sede de la sociedad. Los abogados responsables de su elaboración solicitan toda la documentación e información necesaria, se entrevistan con los responsables de cada ámbito y llevan a cabo una inmersión en la realidad de la empresa, con el objeto de elaborar el correspondiente dictamen que evalúe cuál es la situación de la sociedad en todos sus aspectos jurídicos y, sobre todo, qué medidas deben adoptarse para mejorar, en la medida de lo posible, dicha situación.
De este modo, los administradores sociales pueden tomar las decisiones convenientes para normalizar las situaciones irregulares de su sociedad y, también, para optimizar mejor los sistemas de gestión de su empresa. Naturalmente, la radiografía que se obtiene mediante la auditoría legal no debe entenderse como una imagen estática, sino que debe ser objeto de revisiones y actualizaciones periódicas, con el objeto de que la sociedad esté siempre al día en lo relativo a todas las cuestiones legales que puedan incidir sobre su marcha. Así, además, sus administradores cumplirán de forma adecuada con sus obligaciones legales de diligencia, evitando los riesgos de eventuales responsabilidades. Precisamente la efectiva realización de estas Auditorias ayudarán a los Administradores a cumplir la Corporate Compliance exigida por la nueva redacción del art 31 bis del Código Penal que contempla sanciones penales para la Sociedad (y para su administradores, en su caso).
Las principales vertientes de la auditoría se extenderán pues a los ámbitos, societario, mercantil, laboral, administrativo y tecnológico (Web y B2B)
Fuente: Diario Jurídico – Por Nicolás de Salas, socio en la oficina de Barcelona de Ceca Magán Abogados/NCP
Extractado del INCP
